Pandorant – Kontrolling szolgáltatás
A kontrolling nem más, mint híd a proaktív üzletmenet és számviteli beszámolók között
A legtöbb vállalkozás számait általában a tulajdonos és a könyvelő látja át. Azonban ez a két dimenzió sokszor nem ér össze. Amíg a vállalkozó nem érti a számviteli beszámolókat, addig a könyvelő nem érti a vállalkozást – viszont a kontrolling rendszer bevezetésével ez a probléma könnyen megoldható, így a két távoli nézőpont végre párbeszédbe kezd egymással.
Egy vállalat életében legfontosabb sarokpontok az árbevétel, a fizetendő adó és a nyereség – illetve, hogy véletlenül se kelljen semmilyen büntetést fizetnie, amiért a cég könyvelőjét tesszük felelőssé. Általában egy hónappal lemaradva nyújt információt a könyvelő a fizetendő járulékokról, áfáról és adókról. Nem túl proaktív természetű a számvitel, ezért javasoljuk minden ügyfelünknek, gondolkozzon előre és tervezzen.
Nem elég ha van egy jó üzleti terv, azt nyomon is kell követni, elemezni, érthető vezetői riportokat érdemes gyártani, úgy, hogy azok teljes összhangban legyenek az adóhatás felé leadott számviteli beszámolóval is. Ezek a feladatok pedig nem az adótanácsadó vagy a könyvelő felelősségi körébe tartozik. A megoldás a kontrolling szolgáltatás. A vállalkozásnak igenis érdeke, hogy profi szakember vegye át ezt a feladatot, aki proaktívan menedzseli a rendszert.
“Ez azt jelenti, hogy bonyolítanom kell a folyamataimon?” – hangzik el a kérdés félelemmel ötvözve.
Egy bizonyos szint felett nem átlátható mire, mennyit és miért költött egy vállalkozás. Elmarad a kontroll és már csak érzésből tud arról nyilatkozni a tulajdonos, hogy is áll vállalkozása. Majd amikor ránéz az adóbevallására, kikerekednek a szemei és számonkéri könyvelőjét, mégis mit rontott el és miért nem szólt időben, hogy ilyen sok adót kell befizetnie; nem beszélve arról, hogy aktuális banki egyenlegét sem érti; azt pedig már végképp nem tudja megmondani, hogy egy hónap múlva mire számíthat.
Természetesen amíg “jól megy a szekér”, kevésbé okoz gondot a kontroll nélküliség, hiszen az alkalmazottak bérét ki tudják fizetni, a pofit is az elvárt szint körül mozog, igazán semmi ok nem lehet az aggodalomra. Ez bizony veszélyes gondolkodás! Bármikor beüthet a krach, elmaradhatnak a számla kifizetések, csökkenhet a megrendelések száma, azaz olyan nem várt események történhetnek, amikkel egyáltalán nem számoltunk. Illetve vannak olyan gazdasági események, amik előrejelezhetők, kimutathatók a megfelelően felépített vezetői beszámolókból – ahol szépen havi szinten az üzleti modellnek megfelelő teljesítménymutatók alapján olyan következtetések vonhatók le, amikkel elkerülhetővé válhat egy esetleges negatív esemény, vagy akár még jobbra fordítható a profit.
Pandorant kontrolling szolgáltatás: titok az adatok dekódolásában
Adat alatt azt a legkisebb önálló egységet értjük, ami önmagában még semmilyen információt nem hordoz. Viszont a saját ízlésünk szerinti összekapcsolt adatok már olyan jelentés tartalommal bírhatnak ami alapján azonnal átlátjuk cégünk hatékonyságát. Például egy cipőértékesítő cég adatai, vagy ha úgy tetszik attribútumai lehetnek a beszállító cégek nevei, a vásárlók neme, kora, lakhelye, a cipők mérete, színei, fajtái, anyagai, az évszakok, stb. Ezek az adatok különböző adatbázisokból érkeznek. Míg a beszállító cégek nevei, beszerzési árak általában a számlákon találhatók meg, addig a vásárlók adatai a webshop motorból kerülnek elő, a cipők adatai pedig a raktárból. Jelen esetben 3 forrásból sok adat áll rendelkezésünkre.
De nem tudjuk még mindig megmondani, melyik cipőt éri meg a legjobban értékesíteni!
Ezért szükség van egy jól definiált kódolási rendszerre, ahol a hasonló tulajdonságokkal rendelkező adatokat ugyanabba a csoportba soroljuk. Példánknál maradva a tulajdonos arra kíváncsi, hogy a piros magassarkú cipőt vajon milyen haszonnal értékesítettük. Tehát tudnunk kell egy olyan kódot létrehozni, mely egyenlő a “piros magassarkú cipő” megfelelőjével. Egy tökéletes rendszerben már a beszállítótól való megrendelés pillanatában riporting rendszerünk pontosan tudni fogja, mennyit rendeltünk belőle, melyik beszállítótól és milyen beszerzési áron. A könyvelésben ez biztosan nem található meg így, hiszen annak analitikájában alap esetben annyit fog látni a vállalkozó, hogy melyik cipőgyártó cégtől milyen összegben rendelt, milyen fizetési határidővel.
Viszont: ha a könyvelő céghez nem csak a számla kerül, hanem egy ahhoz tartozó kimutatás, amelyben pontosan látható, melyik cipőből mennyit rendeltek, máris ennek megfelelően készül a könyvelés egy olyan riport készülhet belőle, amiből már a kívánt információ egy részlete jól látható. Ha 6 beszállítótól is érkeznek piros cipők, érdemes költséghelyeket, profit centereket is feltüntetni egy számla kódolásánál, a cipő jellemzőjén kívül. Hiszen nem akarjuk látni a számla összes részletét és a cipő márkáját, méretét, hanem csak összesítve, hogy piros magassarkú cipő. Ugyanezen elvek mentén készül el a raktárra vétel, az értékesítés, a visszáru és a leltár is. Pontosan követhetővé válik, hogy aktuálisan milyen haszonnal értékesítettük a piros magassarkú cipőket.
Mi van akkor, ha a tulaj azt is tudni szeretné, melyik beszállítóval éri meg a legjobban dolgozni?
A fenti kódolás után már nem kell minden elölről kezdeni, hiszen minden adat rögzítésre került, elég a riportban csak egy másik dimenziót beállítani, és a tulajdonos perceken belül választ kap, aminek nagyon örülni fog – ki ne szeretné a cég tulajdonosait boldognak látni?
Kódok
Adatok
Információk
Döntéstámogatás
Költséghelyek
Profitcenterek
KPI rendszer
Eredményesség
Hogyan érdemes kontrolling rendszert bevezetni, vagy átalakítani?
Akár rendelkezik vagy sem vállalkozásunk múltbeli adatokkal, az első lépés egy olyan audit, ahol minden rendszer, adatbázis, szoftver és az üzleti terv átnézésre kerül. Tisztázni kell a vezetőség céljait, igényeit, valamint azokat a teljesítménymutatókat amelyek alapján a legkönnyebb a döntéshozatalt támogatni.
A pénzügyi terv és a jelenlegi riporting sajnos sok esetben más struktúrában készül. Emiatt sok vállalat vezetőnek nehézséget okoz az aktuális teljesítmény összehasonlítása a terv számokkal, frusztrációt okozhat, hogy nem érti a saját hatékonyságát, így megfelelő döntéseket sem tud hozni.
Először meg kell határozni, hogy a pénzügyi terv struktúrája valójában előállítható a valóságban. Ha igen, akkor annak megfelelően kell paraméterezni az adatokat és annak megfelelően kell elkészíteni a menedzsmentnek szánt beszámolókat. A klasszikus számviteli eredménykimutatásban a felosztás árbevétel, igénybevett szolgáltatások, személy jellegű kiadások, anyagjellegű ráfordítások, értékcsökkenés és üzemi eredmény struktúrában látható. Ebből semmit nem fog átlátni a vezetőség. A fenti példában lévő piros cipő eredményességét végképp nem, sem a pénzügyi terv struktúráját.
Így a pontos attribútumok definiálása után évközben is át lehet állni a menedzsment riporting bevezetésére, mégpedig akár úgy, hogy a teljes könyvelést egy új vegyes könyveléssel úgymond helyretesszük.
Adott éven belül csak ez a megoldás létezik, majd a következő évtől, pontosabban adott “cut-off” dátumtól már a jelenben ennek megfelelően fog könyvelőnk dolgozni, amely fontos az összehasonlíthatóság végett.
Ezután folyamatos kontroll és monitoring szükséges, havi szinten érdemes bevezetni a vezetői beszámoló elkészítését, akár egy 3 munkanapos zárási periódussal – elérhetővé téve, hogy a menedzsment ne csak áfa-bevalláskor, 20 nappal egy adott hónap után lássa eredményeit. Adódhatnak manuális hibák, vagy rájöhetünk útközben, hogy mégsem pont így jók a kódok, ezek javítását is bele kell számolni a havi feladatok közé, hiszen a cél, hogy minél pontosabb és minél magasabb információ tartalmú elemzések érkezzenek a tulajdonos felé.
Folyamatos monitoring, kontrolling
Az elkészült pénzügyi tervet bevezetjük a minden napi élet használatába is, hiszen mi értelme van egy tervnek, ha nem mérjük hozzá az aktuális számokat. Így kezdetét veszi a kontrolling professzionális bevezetése, költséghelyek, dimenziók meghatározása, havi riporting bevezetése – előremutató Cash-Flow, Mérleg és Management Reporting. Ahogy a marketingstratégia meghatározásra került az üzleti tervezés alatt, úgy a marketing menedzsmentet is vállaljuk operációs szinten, beleértve a kampány menedzsmentet, SEO menedzsmentet, hírlevél kezelést, és content stratégiát. Hiszen nálunk egy kézben összpontosul minden – mi a Pandorantnál így fejlesztünk vállalkozásokat.